بلوک بندی زمانی در طول روز برای افزایش بازدهی

همه انسان ها در طول روز به نوعی مشغول هستند. برخی از آنها به طور تمام وقت سر کار می روند، برخی دیگر دور کاری می کنند، و یا ممکن است خانه دار باشند و از فرزندان خود مراقبت کنند. به هر حال، همه این افراد با هر شغلی، به یک روش موثر برای مدیریت روز خود نیاز دارند. از این گذشته، کمال گرایی، تعویق در انجام کارها و انجام همزمان چند کار با هم، می تواند به معنای واقعی خطرناک باشد، و باعث شود حتی موفق ترین و فعال ترین افراد نیز جایی به مشکل بر بخورند. بنابراین، یادگیری بلوک بندی زمانی در طول روز برای افزایش بازدهی، برای هر کسی امری مهم و ضروریست.

مطابق نظر افراد موفقی چون ایلان ماسک و بیل گیتس، همه چیز به کنترل کردن زمان و برنامه تان ختم می شود. این افراد از برنامه ریزی های خیلی کوچک استفاده می کنند، به طوری که شامل برنامه ریزی روزانه در حد پنج دقیقه می باشند.

اگرچه شاید چنین جزئیاتی در برنامه ریزی زمانی برای یک فرد عادی لازم نباشد، اما در آن برای همه افراد یک نکته وجود دارد: زمان خود را با برنامه ریزی و تقسیم آن به بازه های کوچک تر کنترل کنید. به عبارت دیگر، بلوک بندی زمانی در طول روز آسان ترین و موثر ترین روش برای مدیریت زمان و افزایش بازدهی است.

چرا بلوک بندی زمانی در طول روز تأثیرگذار است

بلوک بندی زمانی یکی از روش های مدیریت زمان است، که در آن یک بازه زمانی را برای انجام یک کار خاص مشخص می کنید.

به عنوان مثال، به جای اینکه در طول روز با دریافت هر پیام و ایمیلی گوشی خود را چک کنید، زمان مشخصی در روز تعیین می کنید، و در آن زمان به بررسی تماس های از دست رفته، پیام های دریافتی، ایمیل ها و چک کردن فضای مجازی می پردازید.

اساساً می توانید زمان های مشخصی را برای انجام کارهای مهم یا پروژه های خود کنار بگذارید. در پایان، برنامه شما به بازه هایی از زمان تقسیم می شود که مطابق آن، بر روی یک کار یا پروژه متمرکز می شوید.

چنین روش مدیریت زمانی نه تنها باعث می شود تا لیست کارهای روزانه شما قابل کنترل تر شود، بلکه منجر به داشتن کنترل بیشتر بر روزتان می شود، و در اولویت بندی کارها موثر خواهد بود. همچنین، بلوک بندی زمانی در طول روز باعث افزایش تمرکز شده و از به تعویق افتادن کارها جلوگیری می کند. نهایتا، در پایان روز احساس خواهید کرد که واقعا کاری انجام داده اید.

برای همگام سازی ساعت بیولوژیکی بدن خود با برنامه روزانه تان، این مقاله را بخوانید

بحث در مورد انجام همزمان چند کار

بسیاری از افراد معتقدند که می توانند چندین کار را به طور همزمان انجام دهند، و نتیجه همه آنها خوب خواهد بود. اما تحقیقات نشان می دهد که تقریبا فقط حدود 2.5 درصد از افراد، قادر به انجام همزمان چند کار با نتیجه موثر هستند. بقیه افراد فکر می کنند انجام همزمان چند کار نتیجه مثبتی برای آن ها دارد.

در حقیقت، تلاش برای انجام چندین کار در یک زمان – مانند ارسال پیامک در حین رانندگی، یا نوشتن یک ایمیل مهم هنگام برقراری تماس تلفنی با مشتری – توانایی شما در انجام هر دو کار را به خطر می اندازد.

در همین حال، مطالعه ای نشان داد افرادی که سعی می کنند چندین کار را به طور همزمان انجام دهند، به راحتی دچار حواس پرتی می شوند، بازدهی کمتری دارند، بیشتر اشتباه می کنند، و در تست حافظه نمره کمتری کسب می کنند.

به همین ترتیب، جابجایی سریع بین دو پروژه نیز می تواند نتایج را تحت تأثیر قرار دهد. زمانی که توجه خود را به طور کامل معطوف به یک کار می کنیم، آن را خیلی بهتر و مؤثرتر انجام می دهیم. علاوه بر این، دانشمندان علوم اعصاب هشدار می دهند که تلاش برای انجام همزمان چندین کار یا تقسیم توجه، حتی بر توانایی افراد در انجام کارهای ساده نیز تأثیر می گذارد.

این بدان معناست که هر چه کارهای مورد نظر ما برای انجام دادن به طور همزمان بیشتر باشد، کمتر قادر خواهیم بود تا آن ها را به اتمام برسانیم. دلیل آن ساده است. زیرا توانایی تمرکز خود را از دست می دهیم، که خود باعث طولانی شدن زمان انجام کارها و پروژه ها خواهد شد.

چگونه از بلوک بندی زمانی در طول روز استفاده کنیم

بلوک بندی زمانی، یا تک کاری، این امکان را فراهم می کند تا فرد بتواند در یک زمان بر روی یک پروژه متمرکز شود. این رویکرد نه تنها خطاهای ذهنی را کاهش می دهد، بلکه می تواند به خلاقیت فرد نیز کمک کند. به ویژه، به این دلیل که تمام انرژی و توجه خود را به یک کار در مدت زمان مشخص اختصاص می دهد. در این قسمت مروری بر چگونگی بلوک بندی زمانی در طول روز خواهیم داشت:

  • لیست کارهای خود را توسعه دهید

لیستی از تمام کارهایی که در هفته پیش رویتان باید انجام شوند، تهیه کنید. تمام پروژه های کاری خود، تعهدات خانوادگی، و حتی اهداف ورزشی خود را در این لیست ذکر کنید. هدف این است که هر چیزی، حتی تماسهای تلفنی مورد نیاز برای سفارش غذای مورد نیاز خود را یادداشت کنید

مدیریت زمان
Pexels/ scheduling

کارهایی که حتما باید کامل شوند، مانند پروژه های کاری، جلسات با مشتری ها و قرار ملاقات با پزشک را ستاره دار کنید. این کار معمولا، آخر هفته پس از اتمام کار یا جمعه عصر، قبل از شروع هفته جدید انجام می شود.

  • اولویت های خود را مشخص کنید

پس از تهیه لیست خود، آن را مرور کنید و پروژه هایی را که اولویت اصلی شما برای هفته جاری هستند، ستاره دار کنید. سعی کنید آن را به حدود دو تا سه مورد در روز محدود کنید. هدف این است که مهمترین کارهای خود را به عنوان اولویت اول برنامه، در بلوک بندی زمانی خود قرار دهید. همچنین هر روز باید زمانی را به پاسخ دادن به ایمیل ها، تماس های تلفنی و چک کردن رسانه های اجتماعی اختصاص دهید.

  • یک برنامه کاری روزانه ایجاد کنید

گام بعدی شما تعیین میزان وقت روزانه تان و مدت زمانی که به هر کار اختصاص می دهید، می باشد.

با ایجاد بلوک های زمانی برا کارهای روزانه مانند کارهای روتین صبح و عصر، رفت و آمد به محل کار، وعده های غذایی و آماده سازی غذا، کمک به کارهای خانه و غیره شروع کنید.

اگر در شرکتی کار می کنید که جلسات تیمی، آموزش های منظم یا تماس های کنفرانسی هفتگی را برگزار می کند، باید آن ها را نیز در برنامه خود در نظر بگیرید. فراموش نکنید که اگر جلسات یا قرارهایی دارید که در طول هفته باید در آن ها شرکت کنید، زمان رفت و آمد به آن ها را نیز لحاظ کنید. همچنین ممکن است به تهیه یک برنامه متفاوت برای آخر هفته خود نیاز داشته باشید.

برخی از افراد هر هفته نیاز به ایجاد برنامه های جدید دارند. و برخی دیگر دارای یک محیط کار بسیار سازمان یافته هستند و می توانند برای هفته بعد نیز از همان برنامه قبلی خود استفاده کنند. آن چه را که برا شما جواب می دهد، انجام دهید. کنترل برنامه تان در دست شماست، و می توانید آن را با نیازها و اولویت های خود تطبیق و تغییر دهید.

مدیریت زمان
Pexels/ Time Blocking
  • بلوک بندی زمانی را برای یک روز کامل انجام دهید

در حالت ایده آل، پس از اتمام برنامه ریزی خود، می توانید هر روز از هفته را بلوک بندی کنید. از اولویت های اصلی خود شروع کنید. به عنوان مثال، اگر اولویت اصلی شما برای هفته جاری نوشتن یک گزارش مفصل تا روز جمعه است، به این فکر کنید که چه مدت طول خواهد کشید تا بتوانید آن را جمع کنید.

نهایتا، اگر فکر می کنید چهار ساعت طول می کشد تا گزارش خود را کامل کنید، می توانید دو ساعت در روز دوشنبه و دو ساعت در روز سه شنبه را برای کار روی گزارش اختصاص دهید. سپس، در روز چهارشنبه یک ساعت دیگر را برای بازخوانی، ایجاد تغییرات و نهایی کردن آن در نظر بگیرید.

با برنامه ریزی برای تعیین زمان برای شروع گزارش خود، نه تنها از به تعویق افتادن آن جلوگیری می کنید، بلکه زمان لازم برای تمرکز روی تکمیل و اصلاح گزارش را نیز کنار می گذارید.

  • سعی کنید برنامه خود را حفظ کنید

پس از اتمام برنامه خود، به بهترین شکل ممکن از وقت خود محافظت کنید. مطمئنا، موارد غیرمنتظره پیش خواهد آمد، و شما باید انعطاف پذیر باشید. اما در برابر تمایل خود به انجام کارهایی که می توانند به بعد موکول شوند، مقاومت کنید.

زمان انجام کارهایتان در بلوک های زمانی تعیین شده، طوری رفتار کنید که گویی با یک مشتری مهم قرار ملاقات دارید. در طول یک قرار ملاقات مهم کاری کسی ایجاد مزاحمت نمی کند. هدف از این کار این است که در طول انجام اولویت های تان دچار وقفه و حواس پرتی نشوید.

سخن آخر

استفاده موثر از بلوک بندی زمانی در طول روز به شما کمک می کند تا کنترل روز خود را به دست بگیرید، به خوبی تمرکز کنید، و کارهای خود را به تعویق نیاندازید. ممکن است در ابتدا برای ایجاد برنامه های زمانی مناسب خودتان نیاز به آزمون و خطا داشته باشید. اما با کمی تمرین و همچنین صبر و شکیبایی، در انجام آن مسلط و حرفه ای خواهید شد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.